Automatizacion en WhatsApp Business: Guia Completa de Mensajes Automaticos
La automatizacion en WhatsApp Business te permite responder a clientes las 24 horas del dia, incluso cuando no estas disponible. En esta guia aprenderás a configurar mensajes de bienvenida, mensajes de ausencia y respuestas rapidas para maximizar la eficiencia de tu comunicacion.
Mensaje de Bienvenida
Saluda automaticamente a nuevos contactos
Mensaje de Ausencia
Responde cuando no estas disponible
Respuestas Rapidas
Atajos para mensajes frecuentes
1. Mensaje de Bienvenida
El mensaje de bienvenida se envia automaticamente cuando alguien te escribe por primera vez o despues de 14 dias de inactividad.
Como configurarlo:
- Abre WhatsApp Business
- Ve a Ajustes → Herramientas para la empresa → Mensaje de bienvenida
- Activa "Enviar mensaje de bienvenida"
- Escribe tu mensaje personalizado
- Selecciona los destinatarios: Todos, Solo contactos, o Excepto contactos
- Guarda los cambios
Ejemplos de Mensajes de Bienvenida
"Hola! Gracias por contactar a [Tienda]. Estamos aqui para ayudarte con cualquier consulta sobre nuestros productos. ¿En que podemos asistirte hoy?"
"Bienvenido/a a [Empresa]. Soy [Nombre] y estare encantado/a de atenderte. Por favor, cuentanos brevemente tu consulta y te responderemos a la brevedad."
"Hola! Gracias por escribirnos. Puedes ver nuestro menu en [enlace] o hacernos tu pedido directamente aqui. Estamos listos para atenderte!"
2. Mensaje de Ausencia
Se envia automaticamente cuando no puedes responder, ya sea fuera de horario laboral o cuando estas ocupado.
Como configurarlo:
- Abre WhatsApp Business
- Ve a Ajustes → Herramientas para la empresa → Mensaje de ausencia
- Activa "Enviar mensaje de ausencia"
- Escribe tu mensaje
- Programa el horario:
- Siempre enviar: Activo 24/7
- Horario personalizado: Define dias y horas especificas
- Fuera del horario comercial: Usa el horario definido en tu perfil
- Selecciona destinatarios
- Guarda los cambios
Ejemplos de Mensajes de Ausencia
"Gracias por tu mensaje. Nuestro horario de atencion es de Lunes a Viernes, 9:00 a 18:00. Te responderemos a primera hora del siguiente dia laborable."
"Estamos de vacaciones hasta el [fecha]. Para emergencias, puedes contactar a [alternativa]. Responderemos tu mensaje cuando regresemos."
"Hemos recibido tu mensaje. Debido a la alta demanda, nuestro tiempo de respuesta es de aproximadamente [X] horas. Gracias por tu paciencia."
3. Respuestas Rapidas
Las respuestas rapidas son atajos de teclado para mensajes que envias frecuentemente. Escribes un atajo (ej: /precio) y se inserta el mensaje completo.
Como configurarlas:
- Abre WhatsApp Business
- Ve a Ajustes → Herramientas para la empresa → Respuestas rapidas
- Toca el boton "+" para agregar una nueva
- Escribe el mensaje completo
- Define el atajo (ej: /gracias, /precio, /horario)
- Opcionalmente, agrega palabras clave para buscar
- Guarda
Respuestas Rapidas Recomendadas
| Atajo | Uso | Ejemplo de Mensaje |
|---|---|---|
| /gracias | Agradecimiento | "Gracias por tu compra! Si tienes alguna pregunta, estamos aqui para ayudarte." |
| /precio | Consulta de precios | "Puedes ver nuestra lista de precios actualizada en [enlace]. ¿Hay algun producto especifico que te interese?" |
| /horario | Horario de atencion | "Nuestro horario es Lunes a Viernes 9:00-18:00, Sabados 10:00-14:00. Domingos cerrado." |
| /ubicacion | Direccion | "Estamos ubicados en [direccion]. Puedes ver el mapa aqui: [enlace Google Maps]" |
| /pago | Metodos de pago | "Aceptamos: Efectivo, Tarjeta, Transferencia y Bizum. ¿Cual prefieres?" |
| /envio | Info de envios | "Enviamos a todo el pais. Envio gratis en pedidos +50€. Tiempo de entrega: 24-48h laborables." |
| /devolucion | Politica de devolucion | "Tienes 30 dias para devolver tu compra. El producto debe estar sin usar y con etiquetas." |
4. Etiquetas para Organizar Chats
Las etiquetas te permiten categorizar conversaciones para mejor seguimiento. Combinalas con la automatizacion para un flujo de trabajo eficiente.
| Etiqueta Sugerida | Uso | Color Recomendado |
|---|---|---|
| Nuevo cliente | Primer contacto, requiere atencion | Verde |
| Pendiente de pago | Esperando confirmacion de pago | Amarillo |
| Pedido en proceso | Pedido confirmado, preparando | Azul |
| Enviado | Pedido en transito | Morado |
| Completado | Transaccion finalizada | Gris |
| Requiere seguimiento | Necesita llamada o mensaje posterior | Rojo |
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Lo que SI debes hacer
- Personaliza los mensajes: Incluye el nombre de tu negocio y un tono consistente
- Se claro con los tiempos: Indica cuando responderás personalmente
- Ofrece alternativas: Enlace a FAQ, email de urgencias, etc.
- Actualiza regularmente: Revisa mensajes para horarios especiales, vacaciones
- Prueba antes de activar: Envialo a tu propio numero para verificar
Lo que NO debes hacer
- Mensajes demasiado largos: Maximo 3-4 lineas para automaticos
- Exceso de emojis: 1-2 maximo en mensajes automaticos
- Promesas que no puedes cumplir: No digas "respuesta inmediata" si tardas horas
- Olvidar el horario: Configura bien las franjas horarias
- Ignorar la gramatica: Revisa ortografia, es tu primera impresion
6. Limitaciones de la Automatizacion Nativa
WhatsApp Business tiene automatizacion basica. Estas son sus limitaciones:
| Funcion | Disponible | Notas |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Si | Solo 1 mensaje configurable |
| Mensaje de ausencia | Si | Programable por horario |
| Respuestas rapidas | Si | Maximo 50 respuestas |
| Chatbot con logica | No | Requiere WhatsApp Business API |
| Respuestas basadas en palabras clave | No | Requiere API o herramientas externas |
| Secuencias de mensajes | No | Requiere API |
| Integracion con CRM | No | Requiere API |
Conclusion
La automatizacion en WhatsApp Business es una herramienta poderosa para mejorar la experiencia del cliente y ahorrar tiempo. Comienza con los mensajes de bienvenida y ausencia, luego crea respuestas rapidas para tus preguntas mas frecuentes.
Recuerda que la automatizacion debe complementar, no reemplazar, la atencion personalizada. Los clientes valoran las respuestas rapidas, pero tambien la atencion humana cuando la necesitan.
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